Términos y Condiciones

El presente documento establece los Términos y Condiciones, la Política de Tratamiento de Datos Personales y la Política de Cookies del Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2015, y demás normas concordantes o que los sustituyan.

1. Objeto

Esta política de protección de datos personales es aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte del Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S., considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2015, y demás normas concordantes o que los sustituyan.

2. Identificación del Responsable

El Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S., actuando en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales y en virtud de su objeto social y del curso normal de su negocio, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes espera tener, ha tenido o tiene relación educativa, civil, comercial y/o laboral, incluyendo, pero no limitándose a: comunidad educativa (alumnos), padres de familia, personal docente, personal administrativo, accionistas, proveedores y demás partes interesadas.

3. Definiciones

4. Datos Recopilados

Dependiendo de la relación entre el titular del dato personal y el Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S., podemos recopilar la siguiente información personal, incluyendo, pero no limitándose a:

5. Tratamiento de Datos Recopilados

Los datos personales objeto de tratamiento por parte del Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S. se tratarán de la siguiente manera:

5.1. Comunidad educativa, padres y/o representantes legales

El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de formación académica que el Liceo ofrezca con relación a su objeto social, de acuerdo con la normatividad vigente.

Los datos médicos e información de estado de salud solo serán manejados por Andrea Elizabeth Bautista Pinzón y/o por la persona que se destine para tal fin, quien se obliga a guardar la debida reserva legal conforme a lo establecido en la ley.

5.2. Recurso humano

El tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con el Liceo. Incluye, entre otros, empleados, ex empleados, practicantes y aspirantes a cargos.

5.3. Socios y/o accionistas

El tratamiento se realizará para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos que les asisten a los accionistas y/o socios del Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S.

5.4. Proveedores y contratistas

El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual de productos o servicios que el Liceo requiera para su funcionamiento, de acuerdo con la normatividad vigente.

5.5. Público en general

El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de envío de ofertas de productos o servicios que el Liceo ofrezca con relación a su objeto social, de acuerdo con la normatividad vigente.

5.6. Sistema de video vigilancia

El Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S. utilizan un sistema de video vigilancia en sus instalaciones. Por este motivo informará a través de avisos instalados en el Liceo sobre su utilización.

La información recolectada se utilizará con fines de seguridad para los funcionarios del Liceo, los alumnos, sus padres y en general el público que ingrese a sus instalaciones. Las imágenes solo serán observadas por el personal autorizado para tal fin.

Se respetará en todo momento el derecho a la intimidad de las personas, por lo cual no se instalarán en sitios ocultos. Por protección de datos personales (imágenes de menores), solo se podrá solicitar observar las imágenes en casos de urgencia y casos donde se requiera proteger la integridad del menor.

6. Finalidad

Los datos personales en tratamiento serán utilizados, entre otras, para las siguientes finalidades:

Comunidad educativa, padres y/o representantes legales

• Envío de información con fines educativos.
• Envío de información al SIMIT.
• Evaluar la calidad de los servicios prestados por el Liceo.
• Informar de las modificaciones que se presenten dentro del Liceo.
• Citación a reuniones relacionadas con el Liceo.
• Envío de respuestas a inquietudes relacionadas con el proceso de los estudiantes.
• Notificaciones relacionadas con los aspectos académicos, económicos, disciplinarios y emocionales de los estudiantes (informes, calificaciones, remisiones, fichas de seguimiento, cuentas de cobro y notificaciones).
• Tratamiento de datos sensibles como información personal y médica de los menores de edad entregados por los padres o representantes legales.
• Manejo de información de contactos en casos de emergencia.
• Compartir información con entidades gubernamentales en cumplimiento de instrucción legal u orden administrativa (Bomberos, ICBF, Policía, Fiscalía, Secretaría de Educación, entre otros).
• Uso y toma de fotos en actividades académicas dentro y fuera de la institución, tales como salidas pedagógicas, izadas de bandera, día de la familia, graduaciones, etc., las cuales podrán ser utilizadas en publicaciones, anuncios impresos, medios electrónicos, redes sociales, o cualquier otra forma de publicación o promoción interna o externa.

Proveedores y contratistas

• En los procesos de preselección o selección de contratistas o proveedores.
• Envío de información comercial e invitación a eventos realizados por el Liceo.
• Obtención o suministro de bienes y/o servicios requeridos u ofrecidos al Liceo.
• Envío y/o solicitud de información comercial y de procesos, y respuesta a requerimientos de los proveedores y contratistas.
• Envío, solicitud y recepción de información de los acreedores y deudores, incluyendo saldos pendientes y deudas canceladas.
• Atención de requerimientos judiciales o administrativos y cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

Personal docente y/o administrativo

• Envío de información al personal docente y/o administrativo y a sus familias.
• Procesos de preselección o selección de personal.
• Atender adecuadamente las actividades de reclutamiento y selección de los aspirantes a trabajadores del Liceo.
• Efectuar la admisión formal a la empresa en caso de ser escogido.
• Confirmar la información personal entregada mediante el cruce con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos.
• Adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante fondos de pensiones, EPS, administradoras de riesgos y cajas de compensación familiar.
• Entregar la información requerida de sus empleados o contratistas para autorizar el ingreso a oficinas, empresas o lugares donde se requiera entregar documentación por aspectos de protección en seguridad ocupacional.

Accionistas

• Reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos que le asisten a sus accionistas.

Público en general

• Contactar, vía correo electrónico o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes puede tener, tiene o ha tenido relación, incluyendo alumnos, padres de familia, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, aspirantes a estudiantes, aspirantes a docentes y docentes, para las finalidades antes mencionadas.
• Enviar información comercial, publicitaria o promocional a los alumnos, representantes legales de los menores de edad y padres interesados en vincular a sus hijos al Liceo, por medio de correo físico, electrónico, dispositivos móviles (mensajes de texto, WhatsApp, Messenger, Facebook, Twitter, etc.) o a través de cualquier otro método análogo o digital de comunicación creado o por crearse.
• La información de video vigilancia se utiliza para fines de seguridad, y puede ser utilizada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier autoridad, siempre y cuando se esté dando cumplimiento a las normas aplicables a cada caso. Se protegerá el derecho a la intimidad y no se colocarán en sitios escondidos o que la afecten. Las imágenes serán conservadas por un mes de acuerdo con la finalidad de recolección y solo podrán ser observadas en el Liceo, acompañados del oficial de protección de datos personales o la persona que se encargue del manejo de la información gráfica, previa solicitud conforme a lo establecido en las políticas de protección de datos personales.

7. Derechos de los Titulares

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S.
• c) Ser informado por el Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez se haya agotado el trámite correspondiente ante el Liceo.
• e) Solicitar al Liceo la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el presente documento. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y el Liceo en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
• f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Autorización

Conforme a lo estipulado en la ley, el Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S. podrá recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir datos personales, para lo cual requiere del consentimiento libre, previo, o concurrente, expreso e informado de los titulares de los mismos. El Liceo, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha establecido los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares de los datos.

El Liceo ha determinado que la autorización puede constar en un documento físico, documento electrónico, igualmente a través de grabación de forma oral, por vía telefónica o por cualquier otra vía o formato que permita garantizar su posterior consulta. Lo anterior conforme a lo estipulado en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, donde se estipula que se entenderá que la autorización se cumple cuando: (1) se manifieste por escrito, (2) de forma oral o (3) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Al momento de solicitar la autorización del titular, el Liceo le informará de manera clara y expresa: a) los datos personales que serán recolectados; b) las políticas de tratamiento de los datos y su finalidad; c) si se trata de datos sensibles o de menores, el derecho a decidir si se suministra o no la información solicitada; d) los derechos que le asisten como titular; e) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

9. Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Sensibles

De acuerdo con los términos de la Ley 1581 de 2012, los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por ello el Liceo considera de gran importancia especificar el tratamiento de dichos datos.

De conformidad con la ley, se consideran datos sensibles los siguientes:

• El origen racial o étnico del titular.
• La orientación política del titular.
• Las convicciones religiosas o filosóficas del titular.
• La pertenencia a sindicatos, ONG, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses políticos o grupos de oposición.
• La información relativa a la salud del titular.
• La inclinación sexual del titular.
• Los datos biométricos del titular.

El Liceo se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la ley, salvo en los siguientes casos:

• Cuando el titular ha autorizado expresamente el tratamiento.
• Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre físicamente o jurídicamente incapacitado.
• Cuando el tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
• Cuando el tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los titulares.

Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, el Liceo tiene en cuenta que la ley no impone una prohibición absoluta del tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población, como el de la seguridad social en salud, interpretación que no se encuentra conforme con la Constitución. De lo que se trata entonces, y lo que procurará el Liceo en el tratamiento de datos personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el Hábeas Data.

En conclusión, los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de tratamiento por parte del Liceo, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular.

Por lo anterior, respecto del tratamiento de datos personales de los menores de edad, el Liceo solicitará autorización al representante legal de los menores de edad, para que se autorice la recolección, almacenamiento, circulación, publicación, uso, procesamiento, gestión, actualización, transmisión y/o transferencia a terceros de los datos personales, ya sea directamente o por terceros con los cuales establezca convenios, siempre y cuando responda y respete el interés superior de ellos y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

El Liceo reconoce que por ser información de tipo sensible debe garantizar especial cuidado en el tratamiento de estos datos, y reconoce igualmente que los datos relacionados con el estado de salud de los alumnos deben ser manejados bajo reserva legal y conforme a las prácticas establecidas en la ley. El Liceo manifiesta que implementó normas y procedimientos especiales para garantizar que a esta información solo tiene acceso personal autorizado, cumpliendo así el protocolo establecido por la legislación vigente.

10. Responsable de Protección de Datos

El Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S. designa a Andrea Elizabeth Bautista Pinzón y/o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales.

Andrea Elizabeth Bautista Pinzón o quien haga sus veces dará trámite a las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Por lo anterior, todos los funcionarios, trabajadores o contratistas del Liceo están obligados a reportar todas las bases de datos en donde se consignen datos personales, y se establece que se dará traslado de manera inmediata de las quejas, peticiones y reclamos que se reciban por parte de los titulares de datos a Andrea Elizabeth Bautista Pinzón.

11. Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos

Los titulares de los datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados o puestos en circulación por el Liceo podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

a) Consultas

El titular, sus causahabientes o sus representantes legales podrán solicitar al Liceo información sobre los datos personales del titular que son objeto de tratamiento, solicitar prueba de la autorización otorgada al Liceo para el tratamiento de sus datos personales, e información respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

Medio habilitado para la presentación de peticiones y consultas:

En dicha solicitud deberá indicarse claramente nombres y apellidos del solicitante, nombres y apellidos del alumno (en caso de ser requerido), grado que cursa (en caso de ser requerido), documento de identificación, correo electrónico y explicación de la información que desea. En caso de ser imágenes del sistema de video vigilancia, se deberá solicitar ver la información en casos donde se pretenda proteger la integridad del menor, y se debe indicar día y hora de la imagen a revisar, la cual podrá observarse conjuntamente con el oficial de protección de datos.

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) Reclamos

El titular, sus causahabientes o sus representantes legales podrán solicitar al Liceo, a través de una queja o reclamo:

• La corrección o actualización de la información.
• La supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.
• Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante (nombre, dirección, correo electrónico), nombres y apellidos del alumno (en caso de ser requerido), grado que cursa (en caso de ser requerido) y deberá acompañarse de los documentos que se quieran hacer valer.

Medio habilitado para la presentación de quejas y reclamos:

Si la queja o reclamo se presenta incompleto, el Liceo deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a Andrea Elizabeth Bautista Pinzón en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Seguridad de los Datos Personales

El Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S., en aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias y que estén dentro de sus posibilidades, para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad del Liceo se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

El Liceo no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte del Liceo y sus encargados.

El Liceo exigirá a los proveedores de servicios que contrata la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido solo a personal autorizado. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos, atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecidos en la ley.

13. Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos Personales

El Liceo Campestre Freinet del Norte y/o Esmith Pinzón S.A.S. podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados al Liceo cuando:

• Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades del Liceo.
• Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de datos personales que se suscriban entre el Liceo y los encargados para el tratamiento de datos personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta política de protección de datos personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

• Dar tratamiento, a nombre del Liceo, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
• Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

14. Legislación Aplicable y Vigencia

Las políticas contenidas en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta el artículo 15 de la Constitución Política, las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2015.

Esta política rige a partir del primero (1) de mayo de 2018 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar anteriormente. Las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el presente documento.

15. Política de Cookies y Formularios de Contacto

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